I benefici della conservazione sostitutiva

Con la conservazione sostitutiva a regime nelle imprese sarebbero oltre 600 Miliardi i fogli e 45 Miliardi i documenti di “business” che potrebbero essere de-materializzati in Italia.

Se l'analisi si sposta sul tempo di gestione della carta sono quasi 10 Miliardi le ore che ogni anno sono sprecate in attività con scarso valore aggiunto per le imprese.

Dal punto di vista ambientale dematerializzando tutta questa carta si eviterebbe l’abbattimento di quasi 24 Milioni di alberi, riducendo le emissioni di CO2 di oltre 4 Milioni di tonnellate (fonte: Osservatori ICT del MIP Politecnico di Milano).

Addio all’archivio cartaceo con la conservazione sostitutiva

La gestione dell’archivio cartaceo non è il core business dell’attività economica, di fatti è solamente un problema che comporta uno spreco di tempo e risorse e comporta difficoltà logistiche e di archiviazione. Secondo una ricerca di Gartner Il 3-4% dei documenti viene perso con sistemi di archiviazione cartacei tradizionali.

Nelle realtà aziendali è possibile individuare una miriade di documenti che possono essere gestiti in formato digitale affidandosi alla conservazione sostitutiva. Dai documenti commerciali (ordini, fatture, note di credito) ai documenti fiscali (registri, dichiarazioni, versamenti) fino ad arrivare ai libri sociali. Elencandoli si potrebbe arrivare a quasi un centinaio di documenti che le aziende archiviano in formato cartaceo.

I benefici tangibili e misurabili della conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva porta all’azienda una serie di benefici tangibili e misurabili:

• Riduzione dei costi (carta, toner, spazi, tempo, …);
• Informazioni disponibili sempre e su qualunque terminale autorizzato;
• Maggiore sicurezza dei dati e dei processi aziendali;
• Poter lavorare in mobilità e in piena libertà;
• Aumento della velocità e della produttività aziendale;
• Maggiore fiducia e fidelizzazione dei propri collaboratori che possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

Il ritorno dell’investimento (ROI) da parte dell’ azienda è immediato, diamo degli esempi concreti utilizzando un simulatore che è stato certificate dal Politecnico di Milano.

La conservazione sostitutiva come inizio di un percorso

La conservazione sostitutiva rappresenta solo uno degli esempi in grado di evidenziare i benefici che la digitalizzazione del business può portare alle aziende.

Essa rappresenta la prima fase di un processo di digitalizzazione che prevede l’integrazione di diverse soluzioni innovative che continueremo a raccontarvi su questo blog con una serie di post dedicati.

Nel frattempo chiunque fosse interessato all’argomento, oltre ad utilizzare lo spazio nei commenti può richiedere maggiori informazioni sulla conservazione sostitutiva o partecipare alla discussione inviando contenuti e casi pratici sulla conservazione sostitutiva.

Avviare un’attività non è mai semplice, ma è sempre molto costoso. Per questo motivo, unitamente alla crisi economica che sta mettendo a dura prova gli imprenditori italiani, molti professionisti hanno optato per un finanziamento o un mutuo. Se poi la cifra di cui si necessita è particolarmente consistente, la seconda soluzione è senz’altro più conveniente. L’importante è comunque prendersi del tempo per acquisire una panoramica completa di ciò che il mercato offre, vagliando tutte le tipologie di prodotti in circolazione.

photo credit: Paolo Margari

Così facendo infatti potremo ottenere le condizioni migliori: informarsi sui mutui online disponibili, ad esempio, piuttosto che sui prestiti, permette di ottenere un servizio più vantaggioso rispetto a quelli tradizionali.

Anche la questione del tasso va ben ponderata nel caso in cui si opti per un mutuo. Per fare ciò occorre prima familiarizzare con Tan, Taeg, variabile, fisso e tutti gli altri termini che potrebbero non essere proprio intuitivi per i non addetti ai lavori. Solo comprendendo a fondo il contratto di mutuo potremo infatti trovare il prodotto che sia più in linea con le esigenze della nostra attività.

Il calo dei tassi di interesse sui mutui

Proprio sulla questione dei tassi le notizie sono incoraggianti. Secondo quanto riportato dal bollettino mensile dell’Abi, ad agosto 2014 questi sono scesi ulteriormente , registrando i valori più bassi da tre anni a questa parte. Per quanto riguarda i mutui casa, il tasso medio è sceso al 3,19%, rispetto al 3,23% di luglio , segnando la percentuale più bassa da giugno 2011. Il tasso medio dei finanziamenti alle imprese è invece sceso al 2,89%, il valore più basso da marzo 2011, rispetto al 3,09% del mese di luglio 2014.

Bene anche i prestiti, i quali hanno registrato un calo dei tassi medi sul totale al 3,77% nel mese di agosto, rispetto al 3,81% del mese precedente. Si è inoltre ridotto il calo dei finanziamenti concessi ad aziende e privati, dato che si è assestato intorno al 2,3% di agosto rispetto al 2,5% di luglio.  Secondo l’Associazione, si tratterebbe del miglior dato da luglio 2012. Dalla fine del 2007 ad oggi, inoltre, i prestiti a famiglie e imprese sono passati da 1.279 miliardi a circa 1.418 miliardi di euro.

Dati confortanti, dunque, che fanno ben sperare per i prossimi mesi. Che l’uscita dalla crisi non sia più così lontanta? Chissà che le imprese non possano finalmente tirare un sospiro di sollievo.