Come organizzare Gmail con Priority inbox

Ottimizzare la lettura di Gmail

Da circa un mese, google sta attivando sui propri account GMAIL il servizio Priority Inbox che permette di suddividere la casella inbox di gmail in varie aree dando rilevanza quei messaggi interpretati come Importanti. Uno spam all'incontrario: Gmail attribuisce di default la priorità di alcune mail lasciando, ingoni caso, all'utente la possibilità di markare i messaggi a cui dare la priorità.

Personalizzare le sezioni

Una volta attivata, la priority inbox sarà visibile nel menu di sinistra di Gmail insieme al tradizionale link inbox (posta in arrivo) dando l'opportunità all'utente di scegliere tra le due modalità di visualizzazione. Di default priority inbox prevede due aree modificabili direttamente o tramite la scheda priority presente nelle impostazioni di Gmail. Personalmente ho utilizzato quattro sezioni:

• Importanti
• Non lette
• Preferite
• Tutte le altre

Priority mi sembra un buon modo per focalizzarsi sulle mail più importanti anche se ci vorrà un pò di pazienza nella fase iniziale per segnalare a google quali sono le mail a cui vogliamo dare la massima rilevanza. Quindi è importante fare attenzione alle mail suddivise automaticamente da google (in base a dati storici ed altri fattori) e markare (segnalare) tramite l'apposita bandierina, volta per volta, quelle che davvero per noi sono importanti o rimuovuere la bandierina per le mail che consideriamo secondarie. 

Ad un mese dall'attivazione di priority, sto ancora fornendo a gmail le informazioni sulle email da considerare prioritarie. I primi risultati si vedono, anche in termini di tempo dedicato alla lettura delle email. 

Per esigenze di condivisione e sincronizzazione

Molti utenti hanno la necessità di avere sempre a disposizione i propri documenti su molteplici dispositivi: Pc, notebook, netbook o smartphone. Per condividere e sincronizzare i propri documenti esistono diverse applicazioni. Innanzitutto occorre fare una premessa: condividere e sincronizzare sono due concetti diversi.

Condividere significa fare in modo di avere accesso ai documenti da più dispositivi. Ossia fare in modo che gli stessi documenti siano accessibili da diverse postazioni o anche da più soggetti.

Con il termine sincronizzare si vuole intendere la possibilità di avere sempre a disposizione i propri documenti nell'ultima versione disponibile. In questo caso tra due postazioni (computer, smartphine, archivi removibili o spazi in remoto) bisogna che ognuna abbia sempre l'ultima versione disponibile di un documento che sostituisca la versione precedente.

Per queste due differenti tipologie di operazioni esistono svariate applicazioni. A mio avviso, con l'utilizzo di tre diversi applicativi si possono raggiungere i propri obiettivi senza spendere un euro. Le applicazioni che utilizzo sono tre:

• Google Documents
• Windows Live Skydrive
• Dropbox

Tre Servizi per condividere e sincronizzare

Google Documents lo utilizzo per avere a disposizione file di modulistica e simili. COsi ho l'opportunità di poterli modificare e stampare. Google documents è utile perchè rappresenta un editor (e non solo) completo ed inoltre offre la possibilità di archiviare file fino ad un Giga

Windows Live Skydrive lo utilizzo per documenti statici che non modifico ma che spesso ho l'esigenza di consultare. Si pensi ad una ricerca fatta su un determinato argomento oppure ad un articolo salvato o archiviato e ritenuto utile. Windows Skydrive, utilizzabile con il proprio account Hotmail, offre ben 25 giga di spazio in cui depositare i propri documenti utili.

L'ultima applicazione che mi ha lasciato particolarmente soddisfatto è DropBox. Un'utile servizio che offre la possibilità di fare condividere i propri documenti, di sincronizzare due o più postazioni e permette la condivisione di documenti per lavorare con altre persone ad uno stesso progetto. Lo spazio gratuito offerto da Dropbox è sufficiente per i avere sempre a disposizione i documenti su cui si sta lavorando.

Ovviamente, essendo questo un settore in continua evoluzione ed altamente dinamico, lo spazio nei commenti resta a vostra disposizione per condividere le vostre opinioni.