La conservazione sostitutiva della fattura elettronica

La fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione ha un passaggio fondamentale nella conservazione sostitutiva del documento stesso. La circolare dell'agenzia delle entrate del 24 giugno 2014 non lascia dubbi: l'obbligo di conservazione sostitutiva della fattura elettronica vale tanto per l'emittente quanto per il destinatario.

Foto di: smileham

Conservazione sostitutiva come step fondamentale della fatturazione elettronica

La disciplina della conservazione sostitutiva della documentazione fiscale è stata rivista con la legge di stabilità del 2013 ma è il recente decreto del MEF datato 17 giugno 2014 che ha introdotto una serie di semplificazioni dell'assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici. Sul decreto in questione possiamo sottolineare due aspetti:

• l'abrogazione del termine di 15 giorni per la conservazione sostitutiva delle fatture attive
• le nuove disposizioni in materia di imposta di bollo sulla fattura elettronica, oggetto di un precedente articolo su questo blog.

Le nuove disposizioni in tema di conservazione sostitutiva dei documenti informatici prevedono che il termine per l'invio in conservazione sostitutiva degli stessi è fissato alla fine del terzo mese dal termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi a cui i documenti si riferiscono.

Scompare, inoltre, l'obbligo di inviare l'impronta dell'archivio informatico, restando il solo obbligo di indicare nella dichiarazione dei redditi l'opzione per la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari.

Il processo di conservazione sostitutiva termina con l'apposizione di una marca temporale ad opera del Responsabile della conservazione sostitutiva. Qui entra in gioco un'importante figura.

Il responsabile della conservazione sostitutiva

All'interno delle strutture è opportuno identificare un responsabile che gestisca l'invio della documentazione in conservazione sostitutiva, avvalendosi di una società accreditata per la conservazione sostitutiva dei documenti.

La conservazione sostitutiva rappresenta un passaggio fondamentale per le aziende interessate alla fatturazione elettronica verso la PA: il processo di fatturazione elettronica si conclude con l'apposizione, da parte di un operatore accreditato, della marca temporale sul documento.

Questo adempimento rappresenta un'opportunità per il futuro ma in molte PMI può rappresentare un problema nel breve periodo in quanto costrette ad adeguare le proprie procedure interne e predisporre i software l'elaborazione della fattura elettronica (semplice xml facilmente implementabile dalle software house) e ad attivare l'iter per la conservazione sostitutiva presso strutture autorizzate con nuovi costi per le imprese.

Dal 3 novembre le auto aziendali, in noleggio o in leasing dovranno essere segnalate sul libretto. Multe salate sono previste per i trasgressori.

Non c’è pace per gli automobilisti italiani. Non bastassero le assicurazioni più care d’Europa, non bastasse la reintegrazione del bollo sulle auto d’epoca previsto nella Legge di stabilità 2015, ora arriva anche il rischio di pagare multe salatissime se non si sta attenti a chi si presta l’automobile.

Foto di: Saad Faruque - Auto aziendale

Il confronto fra le polizze auto Zurich Connect, Quixa, Genialloyd ecc., grazie all’utilizzo degli appositi portali online, ha permesso di sopperire parzialmente al caro assicurazioni, diventando una panacea – forse l’unica – capace di alleviare i dolori causati dalle continue stangate di aumenti. Lo Stato nel frattempo ha intensificato i controlli sulle cosiddette auto fantasma, quelle non immatricolate che circolano sulle strade italiane, per porre un freno al costo salatissimo dei sinistri e, di conseguenza, limitare quello delle polizze. Battaglia nobile e giusta, sperando che non si perda la misura.

Auto aziendale: conducente a libretto

Già fa discutere, intanto, la nuova manovra, quella che prevede l’obbligo di registrare sulla carta di circolazione il nominativo di chi, non intestatario del veicolo, ne faccia uso continuativo per più di 30 giorni. La norma è contenuta nella circolare n. 15513 del 10 luglio 2013 del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti e sarà operativa a partire dal prossimo 3 novembre.

Il provvedimento presenta modifiche anche condivisibili, non ha effetto retroattivo e non riguarda usufruenti di veicoli appartenenti ad altri membri del medesimo nucleo famigliare. Le maggiori problematiche saranno, più che altro, per quanti utilizzano veicoli aziendali.

A gettare i maggiori dubbi sulla riforma sono in realtà gli aspetti di carattere burocratico. In caso di comodato, infatti, è necessario inviare al Ministero delle Infrastrutture e dei trasporti:

• Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà,
• fotocopia di un documento d’identità,
• attestazione di avvenuto versamento di euro 16 sul c. c. p. n. 4028 (imposta di bollo) e di euro 9 sul c. c.p. n. 9001 per i diritti di motorizzazione.

A quel punto il locatore riceverà dal Ministero preposto l’aggiornamento della carta di circolazione con i dati aggiornati. Il proprietario, una volta tornato in possesso del veicolo, dovrà inoltrare una richiesta di cancellazione dell’annotazione richiedendo un duplicato della carta di circolazione.

I dubbi sulle nuove disposizione per l'auto aziendale

La scarsa chiarezza lessicale della norma ha inizialmente gettato dubbi ben più profondi sulla sua validità, portando in molti a pensare che riguardasse un numero più ampio di soggetti e di situazioni specifiche. La norma, in realtà, interessa principalmente le aziende che concedono veicoli aziendali ai propri dipendenti, società di noleggio e di leasing per le quali la norma porterà forti disagi, ma anche soggetti privati e singoli cittadini che utilizzano automobili non di proprietà propria né di un membro ella famiglia in maniera continuativa per oltre un mese.

Occhio poi alle multe. Le violazioni prevedono una sanzione pecuniaria da un minimo di 705 a un massimo di 3.526 euro, oltre al ritiro della carta di circolazione.