I benefici della conservazione sostitutiva

Con la conservazione sostitutiva a regime nelle imprese sarebbero oltre 600 Miliardi i fogli e 45 Miliardi i documenti di “business” che potrebbero essere de-materializzati in Italia.

Se l'analisi si sposta sul tempo di gestione della carta sono quasi 10 Miliardi le ore che ogni anno sono sprecate in attività con scarso valore aggiunto per le imprese.

Dal punto di vista ambientale dematerializzando tutta questa carta si eviterebbe l’abbattimento di quasi 24 Milioni di alberi, riducendo le emissioni di CO2 di oltre 4 Milioni di tonnellate (fonte: Osservatori ICT del MIP Politecnico di Milano).

Addio all’archivio cartaceo con la conservazione sostitutiva

La gestione dell’archivio cartaceo non è il core business dell’attività economica, di fatti è solamente un problema che comporta uno spreco di tempo e risorse e comporta difficoltà logistiche e di archiviazione. Secondo una ricerca di Gartner Il 3-4% dei documenti viene perso con sistemi di archiviazione cartacei tradizionali.

Nelle realtà aziendali è possibile individuare una miriade di documenti che possono essere gestiti in formato digitale affidandosi alla conservazione sostitutiva. Dai documenti commerciali (ordini, fatture, note di credito) ai documenti fiscali (registri, dichiarazioni, versamenti) fino ad arrivare ai libri sociali. Elencandoli si potrebbe arrivare a quasi un centinaio di documenti che le aziende archiviano in formato cartaceo.

I benefici tangibili e misurabili della conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva porta all’azienda una serie di benefici tangibili e misurabili:

• Riduzione dei costi (carta, toner, spazi, tempo, …);
• Informazioni disponibili sempre e su qualunque terminale autorizzato;
• Maggiore sicurezza dei dati e dei processi aziendali;
• Poter lavorare in mobilità e in piena libertà;
• Aumento della velocità e della produttività aziendale;
• Maggiore fiducia e fidelizzazione dei propri collaboratori che possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

Il ritorno dell’investimento (ROI) da parte dell’ azienda è immediato, diamo degli esempi concreti utilizzando un simulatore che è stato certificate dal Politecnico di Milano.

La conservazione sostitutiva come inizio di un percorso

La conservazione sostitutiva rappresenta solo uno degli esempi in grado di evidenziare i benefici che la digitalizzazione del business può portare alle aziende.

Essa rappresenta la prima fase di un processo di digitalizzazione che prevede l’integrazione di diverse soluzioni innovative che continueremo a raccontarvi su questo blog con una serie di post dedicati.

Nel frattempo chiunque fosse interessato all’argomento, oltre ad utilizzare lo spazio nei commenti può richiedere maggiori informazioni sulla conservazione sostitutiva o partecipare alla discussione inviando contenuti e casi pratici sulla conservazione sostitutiva.

La mole di dati elaborati in formato elettronico dalle aziende è in costante crescita. Lo scambio di dati ed informazioni avviene sempre più spesso in via telematica. Nelle aziende emerge il bisogno di memorizzare ed archiviare le informazioni direttamente in formato elettronico. Una soluzione è rappresentata dal cloud computing in grado di offrire alle imprese soluzioni sempre più complete e specifiche: non solo cloud storage ma piattaforme complete per gestire, elaborare ed archiviare i dati che non necessitano più di un'archiviazione locale.

Le soluzioni di cloud storage

Le soluzioni di cloud storage sono in continua espansione: esse offrono una grande quantità di spazio a un prezzo accessibile (in molti casi an gratuito). Queste soluzioni, basate su piccoli client da installare sul PC, consentono di impostare i computer per il backup dei dati nel cloud per averli sempre a disposizione. Tutti i dati vengono messi al sicuro sui server e gestibili dall'utente da diversi dispositivi.

Classiche soluzioni di cloud storage sono offerte (con offerte base gratuite) da molti giganti di Internet: si pensi a google drive, al cloud di Amazon o a Onedirive di Microsoft. Altre aziende si sono affermate specificamente nel settore del cloud storage: Dropbox e Sugar Sync rappresentano ulteriori due soluzioni storage. Non mancano soluzioni italiane: Memopal (3 giga gratuiti) è una società completamente italiana che offre un ottimo prodotto per il backup dei dati accessibile da più piattaforme. I server di memopal sono collocati tutti in Italia con i vantaggi in termini di privacy ed evenutali controversie.

Office automation in cloud

Il settore dell'office automation sta migrando online!

Zoho è stata tra le prime aziende a fornire soluzioni di office automation on line. Ben presto google ha sviluppato un proprio tool di office automatio: Google Drive è ormai uno strumento solido ed affidabile per l'elaborazione e la gestione di documenti e fogli di calcolo. In più è totalmente gratuita.

Combinando la presenza dei file in remoto e le potenzialità degli strumenti di office automation si ha la possibilità di lavorare su un progetto contemporaneamente senza la necessaria presenza nello stesso luogo: questo fattore può incrementare la produttività, dal momento che i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo e possono in qualsiasi momento integrare il loro lavoro

Costi ed efficienza

L'uso combinato di questi due strumenti rappresenta una sensibile riduzione dei costi: non doversi preoccupare dei software da installare ed aggiornare ma averli sempre disponibili sul web rappresenta una soluzione conveniente anche in termini economici.

Un'ulteriore caratteristica del cloud è rappresentata dalla scalabità dell'offerta modellabile in base alle esigenze dell'azienda.

Con l'utilizzo di soluzioni cloud è possibile ottenere anche una sensibile ottimizzazione dei tempi anche riducendo il tempo necessario alla formazione dei dipendenti.

Cloud computing e l'approccio BYOD

BYOD, è l'acronimo di Bring Your Own Device, è una politica che molte aziende stanno adottando. I dipendenti possono portare ed utilizzare i propri smartphone, tablet o notebook al lavoro e utilizzarli al posto dei dispositivi "aziendali". Il vantaggio in termini di costo è notevole in quanto non sarà necessario acquistare dispositivi in ​​massa, ogni dipendente potrà utilizzare il device a cui è abituato.

La presenza dei dati in cloud sicuro e protetto offre ai dipendenti la possibilità di accedere dai propri dispositivi, e con la loro connessione. L'accesso ai contenuti dovrà essere modulato e gestito per garantire la sicurezza dei dati. La maggior parte delle aziende di software è in grado di offrire ottime soluzioni.