I benefici della conservazione sostitutiva

Con la conservazione sostitutiva a regime nelle imprese sarebbero oltre 600 Miliardi i fogli e 45 Miliardi i documenti di “business” che potrebbero essere de-materializzati in Italia.

Se l'analisi si sposta sul tempo di gestione della carta sono quasi 10 Miliardi le ore che ogni anno sono sprecate in attività con scarso valore aggiunto per le imprese.

Dal punto di vista ambientale dematerializzando tutta questa carta si eviterebbe l’abbattimento di quasi 24 Milioni di alberi, riducendo le emissioni di CO2 di oltre 4 Milioni di tonnellate (fonte: Osservatori ICT del MIP Politecnico di Milano).

Addio all’archivio cartaceo con la conservazione sostitutiva

La gestione dell’archivio cartaceo non è il core business dell’attività economica, di fatti è solamente un problema che comporta uno spreco di tempo e risorse e comporta difficoltà logistiche e di archiviazione. Secondo una ricerca di Gartner Il 3-4% dei documenti viene perso con sistemi di archiviazione cartacei tradizionali.

Nelle realtà aziendali è possibile individuare una miriade di documenti che possono essere gestiti in formato digitale affidandosi alla conservazione sostitutiva. Dai documenti commerciali (ordini, fatture, note di credito) ai documenti fiscali (registri, dichiarazioni, versamenti) fino ad arrivare ai libri sociali. Elencandoli si potrebbe arrivare a quasi un centinaio di documenti che le aziende archiviano in formato cartaceo.

I benefici tangibili e misurabili della conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva porta all’azienda una serie di benefici tangibili e misurabili:

• Riduzione dei costi (carta, toner, spazi, tempo, …);
• Informazioni disponibili sempre e su qualunque terminale autorizzato;
• Maggiore sicurezza dei dati e dei processi aziendali;
• Poter lavorare in mobilità e in piena libertà;
• Aumento della velocità e della produttività aziendale;
• Maggiore fiducia e fidelizzazione dei propri collaboratori che possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

Il ritorno dell’investimento (ROI) da parte dell’ azienda è immediato, diamo degli esempi concreti utilizzando un simulatore che è stato certificate dal Politecnico di Milano.

La conservazione sostitutiva come inizio di un percorso

La conservazione sostitutiva rappresenta solo uno degli esempi in grado di evidenziare i benefici che la digitalizzazione del business può portare alle aziende.

Essa rappresenta la prima fase di un processo di digitalizzazione che prevede l’integrazione di diverse soluzioni innovative che continueremo a raccontarvi su questo blog con una serie di post dedicati.

Nel frattempo chiunque fosse interessato all’argomento, oltre ad utilizzare lo spazio nei commenti può richiedere maggiori informazioni sulla conservazione sostitutiva o partecipare alla discussione inviando contenuti e casi pratici sulla conservazione sostitutiva.

Le dichiarazioni dei redditi ed in particolare i modelli 730 stanno per subire una sostanziale modifica voluta dal Governo Renzi che vuole introdurre il 730 precompilato.

Con l’introduzione del 730 precompilato si inverte il rapporto tra contribuente ed amministrazione tributaria in quanto a precompilare la dichiarazione sarà direttamente lo Stato inviando al cittadino la bozza di dichiarazione alla quale acconsentire oppure procedere con le variazioni.

Stress da dichiarazioni Foto di: Sara. Nel

Secondo le prime stime il nuovo modello 730 precompilato riguarderà circa 30 milioni di italiani in particolare i lavoratori dipendenti (compresi i redditi assimilati al lavoro dipendente) ed i pensionati i cui dati reddituali sono facilmente reperibili dall’amministrazione finanziaria dalla certificazioni dei redditi. E qui si apre un’altra finestra…

730 precompilato e comunicazione delle certificazioni

Addio vecchio CUD, arriva la certificazione unica dei redditi che oltre a riguardare i lavoratori dipendenti sarà integrata con tutti quei redditi che fino ad ora sono certificati in forma libera dai sostituti di imposta (redditi di lavoro autonomo, prestazioni occasionali, ecc..)

La certificazione unica dovrà essere trasmessa dai sostituti di imposta obbligatoriamente entro i primi di marzo al fine di consentire all’amministrazione finanziaria di reperire i dati necessari per la predisposizione del 730 precompilato (ad oggi la trasmissione è prevista per il 09 marzo 2014). Il nuovo obbligo è connesso ad una nuova sanzione a carico del sostituto di imposta pari a 100 euro per ogni certificazione non trasmessa in tempo utile.

730 precompilato: le fonti dei dati

Se la certificazione unica rappresenta il primo step per la compilazione del 730 precompilato l'amministrazione finanziaria ha a disposizione altre importanti fonti di dati per reperire i dati per la compilazione della dichiarazione.

Una ulteriore fonte di dati per il 730 precompilato è rappresentata dalle dichiarazioni dei redditi già presentate dai contribuenti e dalle quali sarà possibile reperire dati e spese pluriennali.

Anche gli f24 potranno consentire il recupero di dati. Si pensi anche alle nuove disposizioni in merito ai pagamenti con f24 in via telematica anche da parte delle persone fisiche non titolari di partita IVA.

Altre spese dei contribuenti potranno essere estrapolati dalle comunicazioni effettuate da soggetti terzi quali ad esempio banche ed assicurazioni da cui ricavare informazioni per gli oneri deducibili e detraibili.

730 precompilato: quando dovrà essere integrato

Altre informazioni nel 730 precompilato dovranno essere inserite manualmente. Si pensi alle spese mediche che almeno fino al 2016 non saranno estrapolabili in via automatica dall’agenzia delle entrate. Mentre in futuro si punta a raccogliere le spese mediche tramite la tessera sanitaria, bisogna ricordare che oggi le spese mediche rappresentano una delle spese rilevanti nelle dichiarazioni dei cittadini e riguardano la maggior parte dei contribuenti.

La tempistica del 730 precompilato

Per le nuove scadenze, l’Agenzia ha reso disponibile una serie di scadenze temporali per le varie fasi del nuovo 730 precompilato:

• entro il 15 aprile di ciascun anno l’Agenzia delle Entrate metta a disposizione online la dichiarazione precompilata
• entro il 7 luglio il contribuente ha tempo per integrare la dichiarazione o confermarla.

Il controllo, l’integrazione e l’invio delle dichiarazioni modificate sarà sempre affidato ai professionisti ed intermediari abilitati.

Ovviamente, a circa tre mesi dalla fine dell'anno la situazione non è alquanto chiara anche se i primi passi sono stati fatti. Il sito dell'Agenzia ha già predisposto in bozza un modello di certificazione unica ma al momento questa sembra essere una delle poche certezze.